經常會出現你要么需要從某個列表中設置數據，然後重複執行此操作，要么製作一個表格由客戶端填寫，在某些地方只能輸入嚴格定義的數據。稱為下拉列表的 Excel 工具有助於加快此類操作的執行速度。讓我們看看如何在Excel中製作下拉列表。
初始名單彙編
打開一本Excel書，並在列中的任何位置（或在一行中，根據您的喜好）輸入應該構成要在任何單元格中填充的有限數據列表的值。如果有多個這樣的列表，那麼最好從書上單獨拿出一頁來形成它們，並從第一行開始將列表本身按列組成。它可以是貨物清單、計量單位、文件、星期幾等。讓我們有三個包含單詞的列表：
- 土豆、甜菜、胡蘿蔔、蘿蔔；
- 歐芹、蒔蘿、酢漿草、菠菜；
- 草莓、櫻桃、櫻桃、醋栗。
前四個單詞在一個列中輸入，從A1開始，第二個-從B1開始，第三個-從C1開始。
直接進入如何在Excel中製作下拉列表的問題，讓我們為這些列表命名。為此，選擇第一列中的值，選擇菜單項：“公式”-“名稱管理器”-“分配名稱”。在出現的表格中，在“名稱”行中，填寫“蔬菜”，點擊“確定”。同樣，我們對其他列表重複，給它們命名為“greens”和“berries”。在“區域”行中，我們保留值“書”。這允許您從書中的其他工作表訪問這些列表。
在Excel中創建下拉列表
現在我們實際上形成了下拉列表。例如，在打開的書的另一張紙上選擇單元格 D1，打開菜單項：“數據”-“數據驗證”。在“數據類型”字段中的“參數”選項卡中打開的“檢查輸入值”表單中，選擇“列表”。我們將光標放在“源”字段中，鍵入等號並按 F3 鍵。在出現的“插入名稱”菜單中，選擇我們需要的列表名稱，例如“蔬菜”，然後點擊“確定”。我們檢查“忽略空單元格”和“有效值列表”位置是否有刻度。這提供了將此字段留空並僅輸入具有指定名稱的列表中的數據的能力。點擊“確定”。
現在，當您選擇此單元格時，其右側會出現一個帶有向下三角形的按鈕。通過單擊此按鈕，您可以通過從下拉列表中選擇一個選項來輸入數據。嘗試輸入其他數據將導致出現錯誤消息。
其他選擇
填寫“輸入驗證”表單的“來源”字段時，可以多應用兩個選項。
- 將光標放在該字段中，突出顯示本頁上允許的列表值的範圍。公式將出現在等號之後的字段中。在這種情況下，如何從另一張工作表在 Excel 中製作下拉列表？有必要在此工作表上選擇類似的單元格範圍，然後將光標放在等號後面的字段中，在列表中寫下工作表的名稱並加上感嘆號。注意：工作表名稱不能包含空格！
- 列出字段中允許的值，用分號隔開。這是最簡單的方法，不允許在工作簿的另一張紙上引用列表。
擴大有效值範圍
用於解決如何在Excel中製作下拉列表的方法的缺點是輸入數據選項的數量受到給定列表的單元格數量的限制。如果將來允許輸入的值的數量增加，這些方法需要使用下拉列表調整每個單元格的“源”字段的內容。不舒服。因此，您可以製作一個可展開的列表，例如針對整個列。
為此，在“來源”字段中設置單元格範圍時，按住鼠標左鍵選擇整列，同時將光標懸停在列號的字母指定上（光標變為向下箭）。在這種情況下，下拉列表將包含列中的所有單元格，甚至是空單元格。下次填寫單元格時，您將能夠選擇新輸入的數據。此外，在引用列表名稱時，您可以提前將列表展開到列的空單元格，以便隨後能夠更正並用新的輸入數據補充列表。
這樣，我們在Excel中得到了一個下拉列表。
雙鏈接
如果您需要能夠將多個可選列表中的數據輸入到一個單元格中，您可以這樣做。首先，我們創建一個列表列表，從中輸入數據。讓這些成為本文第一個小標題中指出的三個列表。在書的同一張紙上，例如，從單元格 F1 開始，我們輸入了一個列表，其中包含先前輸入的列表的名稱：“vegetables”、“greens”、“berries”。給這個列表一個名字，例如，“List 1”。
現在（您也可以在本書的另一頁上）選擇，例如，單元格 G1 並為其設置一個下拉列表，其中包含指向名稱“列表 1”的鏈接。根據單元格 G1 中的選定值填充下一個單元格，例如 H1。為此，在單元格 H1 中，我們形成一個下拉列表，如前所述，在“源”字段中，選擇單元格 G1，但通過在等號後添加 INDIRECT 來修改此字段中的條目，然後取其餘部分括號中的公式：=INDIRECT($G$1)。
現在，當你在單元格G1中選擇，例如值“綠色”，填充單元格H1，會提示你從這個列表的值中選擇。
熟悉文章內容並練習如何在Excel中製作下拉列表，可以顯著加快工作簿中重複數據頻繁的單元格的填充速度，同時保證輸入數據清晰符合您設置的限制。